Versie 1.0 · augustus 2026
Dit zijn de afspraken tussen jou en ons over Klimaatlog. We hebben ze zo kort gehouden als kon, en boven elk artikel staat in gewone taal waar het over gaat. Die samenvatting is bedoeld om het leesbaar te maken; bij verschil geldt de tekst eronder.
Klimaatlog is software van Klimaatregie. Wij leveren het programma; het werk aan installaties doe jij.
1.1Klimaatlog is een handelsnaam van Klimaatregie, gevestigd aan de Lauwers 9, 9405 BL Assen en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 71085890. Je factuur komt op naam van Klimaatlog; het is hetzelfde bedrijf. Waar hieronder “wij” of “ons” staat, bedoelen we dat bedrijf.
1.2Met “jij” bedoelen we het bedrijf dat een account afneemt. Deze voorwaarden gelden tussen bedrijven onderling; Klimaatlog wordt niet aan consumenten geleverd.
1.3Je bereikt ons op service@klimaatlog.nl. Wij antwoorden op werkdagen.
Deze voorwaarden horen bij je account. Eigen inkoopvoorwaarden gelden niet.
2.1Deze voorwaarden gelden voor je aanmelding, je account en alles wat je via Klimaatlog gebruikt.
2.2Wij wijzen de toepasselijkheid van jouw eigen inkoop- of algemene voorwaarden uitdrukkelijk van de hand.
2.3Naast deze voorwaarden gelden de privacyverklaring en, omdat wij persoonsgegevens van jouw klanten verwerken, de verwerkersovereenkomst. Spreken die elkaar tegen op het punt van persoonsgegevens, dan gaat de verwerkersovereenkomst voor.
Je aanmelding is pas rond als je akkoord gaat met deze voorwaarden én je machtiging is bevestigd. Daarna zetten we je omgeving klaar.
3.1Bij het aanmelden vink je aan dat je deze voorwaarden en de privacyverklaring hebt gelezen. Wij leggen vast welke versie je hebt aanvaard en op welk moment.
3.2Je rondt het aanmelden af met een iDEAL-betaling van één cent. Die dient uitsluitend om je machtiging vast te leggen en te bevestigen dat de rekening van jou is. Zonder geldige machtiging komt er geen overeenkomst tot stand.
3.3De overeenkomst komt tot stand op het moment dat wij de bevestiging van je machtiging van onze betaaldienst ontvangen. Pas dan maken wij je omgeving aan. Komt die bevestiging niet, dan ontstaat er geen overeenkomst en wordt er niets in rekening gebracht.
3.4Na een bevestigde machtiging staat je omgeving in de regel binnen één werkdag klaar, meestal sneller. Je krijgt dan een e-mail met je webadres en je inloggegevens.
3.5Je kiest zelf het eerste deel van je webadres. Wij mogen een adres weigeren of wijzigen als het een merk, een handelsnaam of de naam van een ander bedrijf gebruikt, of als het misleidend is.
3.6Omdat je als bedrijf afneemt, geldt het wettelijke herroepingsrecht voor consumenten niet.
Een eigen omgeving op je eigen adres, met alle functies, alle updates en onbeperkt monteurs. Je huurt het gebruik, je koopt de software niet.
4.1Je krijgt het recht Klimaatlog te gebruiken zolang de overeenkomst loopt, voor je eigen bedrijf. Dat recht is niet overdraagbaar en niet exclusief.
4.2Er zijn geen pakketten of modules. Alle functies die in je omgeving zitten mag je gebruiken, met onbeperkt monteurs en onbeperkt werkbonnen.
4.3Updates zitten erbij. Wij ontwikkelen Klimaatlog door en mogen functies toevoegen, wijzigen of vervangen. Halen wij een functie weg waar je aantoonbaar op steunde, dan melden we dat minimaal een maand vooraf.
4.4Het auteursrecht en alle andere rechten op de software blijven bij ons. Je mag de software niet kopiëren, doorverkopen, verhuren of aan derden beschikbaar stellen, en niet proberen de broncode te achterhalen.
Je eerste installatie is gratis. Elke installatie daarna twaalf euro vijftig voor een jaar, inclusief btw, ingaand wanneer je hem toevoegt. Geen kosten per monteur en geen modules.
5.1Je eerste installatie is gratis. Elke installatie daarna kost € 12,50 voor een jaar, inclusief btw. Dat jaar gaat in op het moment dat de installatie in je omgeving komt te staan, en niet op een gezamenlijke jaardatum.
5.2Wij kijken maandelijks of je meer installaties in beheer hebt dan er op dat moment betaald zijn. Is dat zo, dan brengen wij het verschil in rekening voor een vol jaar. Meegeteld worden de installaties waarvoor een ondertekende werkbon in je omgeving staat; proef- en oefeninstallaties tellen niet mee, en je eerste installatie blijft altijd buiten de telling.
5.3Je betaalt vooruit: op het moment dat een installatie wordt afgerekend, koop je daarmee een jaar. De factuur gaat per e-mail naar het adres dat je hebt opgegeven.
5.4Groeit je aantal installaties, dan krijgen de nieuwe hun eigen jaartermijn vanaf dat moment. Krimpt je aantal, dan brengen wij niets extra in rekening en betalen wij het lopende jaar niet terug; die termijn loopt gewoon af en wordt daarna niet verlengd.
5.5Wij mogen de prijs één keer per jaar aanpassen. Een verhoging melden we minimaal twee maanden van tevoren. Ben je het er niet mee eens, dan kun je tot de ingangsdatum opzeggen tegen die datum; je betaalt dan de oude prijs tot je stopt.
Je betaalt per installatie een jaar vooruit, via automatische incasso, gebundeld per maand. Lukt een incasso niet, dan krijg je bericht en de tijd om het te herstellen voordat er iets stilvalt.
6.1Je machtigt ons om de jaartermijnen automatisch af te schrijven van de rekening waarmee je de machtiging hebt afgegeven. Wij kondigen elke incasso minimaal vijf kalenderdagen vooraf aan per e-mail, met het bedrag en de datum erbij.
6.2Zorg dat er voldoende saldo op de rekening staat. Wijzigt je rekeningnummer, geef dat dan door voordat de volgende incasso loopt; wij sturen je dan een link om de machtiging opnieuw af te geven.
6.3Wij bundelen: alle installaties die in dezelfde maand aan een nieuwe jaartermijn toe zijn, staan samen op één factuur. Je krijgt dus geen aparte afschrijving per installatie.
6.4Mislukt een incasso of stuur je hem terug, dan proberen wij het na tien dagen nog één keer. Lukt het dan opnieuw niet, dan sturen wij een betaalverzoek met een termijn van veertien dagen.
6.5Is er na die veertien dagen niet betaald, dan mogen wij je omgeving op slot zetten. Je gegevens blijven staan en blijven op verzoek exporteerbaar; je kunt er alleen niet mee werken. Zodra er betaald is, zetten wij de omgeving dezelfde werkdag weer open.
6.6Blijft betaling ook dertig dagen na de sluiting uit, dan mogen wij de overeenkomst beëindigen. Wij geven je vóór verwijdering nog minimaal dertig dagen om je gegevens op te halen.
6.7Bij te late betaling mogen wij de wettelijke handelsrente en de wettelijke incassokosten in rekening brengen.
6.8Betalingen lopen via een gespecialiseerde betaaldienst. Je rekeningnummer wordt daar vastgelegd, niet bij ons; wij bewaren alleen de laatste vier cijfers zodat een betaling herkenbaar is. Welke partij dat op dit moment is en waar die verwerkt, staat met naam in de privacyverklaring en de verwerkersovereenkomst.
Alles wat je invoert is en blijft van jou. Je kunt er altijd bij en je kunt het altijd meenemen.
7.1Alle gegevens die jij en je monteurs invoeren — klanten, installaties, werkbonnen, koudemiddelregistraties, foto’s en documenten — zijn en blijven van jou. Wij worden daar geen eigenaar van.
7.2Je kunt op elk moment een volledige export maken vanuit je omgeving. Die export is in gangbare, leesbare bestandsformaten.
7.3Wij gebruiken jouw gegevens uitsluitend om de dienst te leveren. Wij verkopen ze niet, verhuren ze niet en gebruiken ze niet om andere klanten te bedienen.
7.4Wij mogen wel geanonimiseerde, niet tot jou of je klanten herleidbare gebruiksgegevens gebruiken om Klimaatlog te verbeteren.
7.5Voor de persoonsgegevens die wij namens jou verwerken is de verwerkersovereenkomst van toepassing. Daarin staat ook waar de gegevens staan en welke sub-verwerkers wij inschakelen.
Wij doen ons best om de dienst te laten draaien en maken elke dag een versleutelde back-up. Honderd procent bestaat niet en beloven we dus niet.
8.1Wij spannen ons in om Klimaatlog beschikbaar te houden, maar geven geen garantie op ononderbroken beschikbaarheid.
8.2Onderhoud dat de dienst onderbreekt plannen wij zoveel mogelijk buiten kantooruren. Onderhoud dat langer dan een uur duurt, kondigen wij vooraf aan.
8.3Wij maken dagelijks een back-up. Back-ups worden versleuteld opgeslagen en op een tweede locatie bewaard. Je administratie en de back-ups staan binnen de Europese Unie; welke diensten daarbuiten verwerken en op welke grondslag, staat in de privacyverklaring en de verwerkersovereenkomst.
8.4Verkeer met je omgeving loopt over een versleutelde verbinding (TLS 1.3, met TLS 1.2 als terugval). Back-ups die de server verlaten zijn versleuteld met AES-256-GCM. De administratie op de server zelf is niet versleuteld, omdat de software ermee moet werken; wat dat wel en niet beschermt staat in de privacyverklaring en de verwerkersovereenkomst.
8.5Ontdek je een beveiligingsprobleem, meld het dan bij service@klimaatlog.nl. Wij nemen zo’n melding serieus en pakken hem met voorrang op.
Ga zorgvuldig om met je inloggegevens, voer eerlijk in wat je doet, en gebruik het portaal waarvoor het bedoeld is.
9.1Je bent verantwoordelijk voor het gebruik van je account, ook door je monteurs. Houd inloggegevens geheim en deel ze niet.
9.2Vermoed je dat iemand anders bij je account kan, meld dat dan direct, zodat we samen de toegang kunnen sluiten.
9.3Je staat ervoor in dat wat je invoert juist is. De administratie in Klimaatlog is jouw administratie; wij controleren de inhoud niet.
9.4Je gebruikt Klimaatlog niet voor iets onrechtmatigs, belast onze servers niet onevenredig en probeert de beveiliging niet te omzeilen.
9.5Je zorgt dat je een geldige grondslag hebt voor de klantgegevens die je invoert, en dat je jouw klanten informeert zoals de AVG dat van je vraagt.
De software helpt je aantoonbaar te voldoen. Gecertificeerd word je zelf, door je certificerende instelling.
10.1Klimaatlog is een administratief hulpmiddel. Een BRL 100-certificaat en een F-gassenbedrijfscertificaat staan op naam van jouw bedrijf, worden door een certificerende instelling afgegeven, en volgen niet uit het gebruik van deze software.
10.2Wij helpen je de registraties compleet en vindbaar te houden, en signaleren termijnen die verlopen. De verantwoordelijkheid om je aan de regels te houden blijft bij jou.
10.3Uitleg in het portaal, in de kennisbank of in signaleringen is algemene informatie en geen juridisch of certificeringsadvies. Twijfel je, raadpleeg dan je certificerende instelling.
10.4Wij zijn niet aansprakelijk voor de uitkomst van een audit, een controle of een handhavingsbesluit.
Gaat er iets mis door onze schuld, dan vergoeden we dat tot maximaal wat je in een jaar betaalt. Opzet en bewuste roekeloosheid vallen daarbuiten.
11.1Onze aansprakelijkheid is per gebeurtenis en per jaar beperkt tot het bedrag dat je in de twaalf maanden vóór de gebeurtenis aan ons hebt betaald.
11.2Wij zijn niet aansprakelijk voor gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade of schade door verlies van gegevens die je zelf had kunnen exporteren.
11.3Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van onze kant, en niet voor zover de wet ze niet toestaat.
11.4Je meldt schade binnen twee maanden nadat je hem hebt ontdekt, en in elk geval binnen twaalf maanden na de gebeurtenis.
Geen opzegtermijn: je zegt op en er wordt niets meer verlengd. Je neemt altijd al je gegevens mee.
12.1De overeenkomst loopt voor onbepaalde tijd. Per installatie koop je telkens een jaar.
12.2Je zegt op per e-mail aan service@klimaatlog.nl of via je omgeving, uiterlijk op de laatste dag van de maand. Er is geen opzegtermijn. Wij bevestigen elke opzegging schriftelijk.
12.3Bij opzegging verlengen wij niets meer. Je gekochte jaartermijnen lopen af en je account blijft tot de laatste daarvan bruikbaar. Er komt geen nieuwe factuur.
12.4Na het einde van de overeenkomst kun je nog dertig dagen inloggen om je gegevens te exporteren. Daarna verwijderen wij je omgeving en je gegevens definitief, ook uit de back-ups zodra die verlopen.
12.5Wij mogen de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen als je ondanks aanmaning niet betaalt, als je Klimaatlog onrechtmatig gebruikt, of als je failliet gaat of surseance krijgt.
Wijzigingen melden we vooraf. Nederlands recht, en we bellen elkaar eerst voordat we naar de rechter stappen.
13.1Wij mogen deze voorwaarden wijzigen. Een wijziging melden wij minimaal een maand vooraf per e-mail. Ben je het niet eens met een wijziging die je nadeel doet, dan kun je tot de ingangsdatum opzeggen tegen die datum.
13.2Onder overmacht verstaan wij in elk geval storingen bij onze hostingpartij, uitval van internetverbindingen, stroomuitval, cyberaanvallen en overheidsmaatregelen. Duurt overmacht langer dan dertig dagen, dan mogen beide partijen de overeenkomst beëindigen.
13.3Is een bepaling uit deze voorwaarden ongeldig, dan blijven de overige bepalingen gelden en vervangen we de ongeldige bepaling door een geldige die er zo dicht mogelijk bij komt.
13.4Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen leggen wij voor aan de bevoegde rechter in het arrondissement Noord-Nederland, nadat we eerst hebben geprobeerd het samen op te lossen.